9 tips om verplicht thuiswerken efficiënt én leuk te houden

blog

Normaal gesproken is af en toe een dagje thuiswerken fijn en handig. Je gaat als een speer en vinkt de ene na de andere taak af op je to-do-lijst. Geen collega’s die je storen met vragen en geen praatje hier en daar. Je mailbox is helemaal bijgewerkt en tussendoor kan je nog een wasje draaien ook. Ideaal toch? 

De situatie werd iets minder ideaal toen het RIVM ons op 12 maart opriep om zoveel mogelijk thuis te werken. Inmiddels gelden de regels tot 28 april. Ook alle scholen blijven gesloten tot 28 april. Dus ook de kinderen zijn thuis. Thuisonderwijs, spelende kinderen en thuiswerken: een hele klus. Hoe werk je nou het meest efficiënt thuis? Wat zijn de do’s en don’ts en vooral: hoe houd je het leuk? Daarom hebben wij een handig lijstje voor je opgesteld met negen tips om efficiënt en productief thuis te werken. Niet alleen tips over handige tools, maar ook over hoe je productief blijft en hoe we in tijden zoals deze op elkaar kunnen letten.

1. Start gezamenlijk de dag

Face-to-face-meetings zijn even geen optie, des te belangrijker om het contact met je team en collega’s te behouden. Start daarom in de ochtend met een korte stand-up via videocall. Het ideale moment om de planning voor die dag te bespreken, maar ook om te weten wat iedereen bezighoudt. Zeker nu iedereen voor een langere periode thuis zit, is het goed om elkaar (ook al is het via een scherm) even te zien. Zo houden we bij iedereen een oogje in het zeil en letten we samen op elkaars gezondheid!  

2. Whereby en Google Meet voor video-afspraken

Gelukkig leven we in een digitaal tijdperk waarin handige technische tools onze dagstart, klantafspraak of collegiaal overleg mogelijk maken door videobellen. Maar welke tool kun je het beste gebruiken? Bij E-sites hebben we twee grote favorieten: Whereby en Google Meet. Tot vier personen werkt Google Meet prima voor ons, maar met een grotere groep geven we de voorkeur aan Whereby. 

Beide ‘meetingrooms’ zijn met één simpele link te bereiken. En zowel bij Whereby als Google Meet deel je moeiteloos je scherm met de deelnemers aan de videocall. Zo geef je zonder problemen een presentatie of demo aan (potentiële) klanten! Maar ook laat je je collega zo snel even wat zien of leg je ze snel wat uit. Daarnaast hebben Whereby en Google Meet (de betaalde versie) een ‘record’-functie. Collega’s die niet bij de videocall aanwezig kunnen zijn, hebben op die manier de mogelijkheid om de meeting eenvoudig terug te kijken. 

3. Communiceren, communiceren, communiceren

Voorkom dat er onduidelijkheid en frustratie ontstaat, omdat je elkaar tijdelijk even niet (face-to-face) ziet. Communicatie is daarom key! Daar helpt de dagstart bij, maar zorg ook dat je je agenda up-to-date houdt, zodat het voor je collega’s helder is of je aan het werk bent, waar je bent en waar je aan werkt.

4. Slacken maar!

Even een kort berichtje naar een collega sturen? Bestanden delen of direct bellen met elkaar? Slack is je beste vriend! Van een-op-een contact tot verschillende channels voor teams, een paar personen of het hele bedrijf. Pro-tip van E-sites: heb je een kanaal waarin iedere medewerker van de organisatie zit? Maak dan twee kanalen aan, eentje voor belangrijke berichten gericht aan je hele bedrijf en eentje voor de “chit-chat” (ga maar lekker los met de gifjes en grappen!). Zo voorkom je dat medewerkers belangrijke informatie missen en creëer je ruimte voor het informele.

5. In de wolken met Google Drive

Werken aan hetzelfde bestand met collega’s? Niet meer weten welke versie de laatste is? Of het bestand niet meer terug kunnen vinden in je e-mails? Dat is verleden tijd met Google Drive! Door in de cloud te werken heb je altijd en overal je bestanden bij de hand. Bovendien is het mogelijk om realtime samen te werken in hetzelfde document en elkaars aanpassingen te zien. In een handomdraai deel je de bestanden met je collega’s en beslis je wie het bestand mag bekijken, erop mag reageren of het kan bewerken. Samenwerken op afstand is geen probleem meer met Google Drive. 

6. Stel prioriteiten

Heb jij jouw productieve piekmoment in de ochtend? Begin dan je dag met de belangrijkste to do’s, zodat je de taken die prioriteit hebben al af kunt vinken voordat je concentratie minder wordt. Zoals het boek van Brain Tracy luidt: EAT THAT FROG! Is je concentratie wat minder? Gebruik die tijd om taken te uit te voeren die je normaal op de automatische piloot doet. En kijk eens naar tip 7!

7. Neem die welverdiende pauze en koffiebreak

Het is heel verleidelijk om bij thuiswerken de hele dag achter je scherm te blijven zitten en je lunchpauze over te slaan. Niet doen! Loop even weg van je scherm. Gebruik je pauze juist om even je benen te strekken. Loop een rondje. Beweeg. Frisse lucht en beweging geeft je concentratie en productiviteit namelijk een boost. 

Plan tussendoor samen met een collega een koffiebreak in. Dat doen we bij E-sites ook. Een goed moment om jezelf nog van een rondje koffie of thee te voorzien en even te bellen met je collega. Gewoon even 5 minuten praten over wat anders dan jullie werk. Kun je daarna weer vol energie aan de slag!

8. Creëer een overzichtelijke planning

Werken met een visueel prettig overzicht van je planning geeft rust. Bij E-sites maken we graag gebruik van de handige website (en app) Trello. Van contentplanning tot projectmanagement, Trello is van alle markten thuis. Maak de planning en taken van jouw team overzichtelijk door verschillende lijsten in te richten met taken. De taken wijs je toe aan een of meerdere personen in je team. Vervolgens kun je alle informatie over de taak toevoegen aan de kaart. Of dit nu een checklist is, aanvullende documentatie of notities uit een meeting. Zo houd je het werk van je team overzichtelijk, zie je waar iedereen mee bezig is en welke taken nog opgepakt moeten worden.

9. Relax en ontspan samen met je collega’s

Nu je je dagelijkse koffieautomaat-gesprekje mist en elkaar langere tijd niet face-to-face ziet, mis je wellicht het sociale en informele contact met collega’s. Zoals we bij tip 1 al vertelden: plan een dagelijkse videocall. Maar zorg ook af en toe voor wat afleiding, ontspanning en plezier. Dat doen we bij E-sites met de online game Ludo. Samen met collega’s spelen we het spel ‘Weerwolven’ en dat levert soms hilarische situaties op! Probeer het zelf met jouw collega’s.

Deze tips geven je een aantal praktische handvatten om de komende periode thuis zo efficiënt en productief mogelijk aan de slag te gaan. En hopelijk staan we dan over een aantal weken weer in goede gezondheid te kletsen aan de koffieautomaat!