Blog

Chatbots inzetten voor HR - wat levert dit op?

De voordelen van chatbots zijn de laatste jaren steeds zichtbaarder geworden. De mogelijkheden die deze automatische gesprekspartners bieden om je serviceverlening te optimaliseren, altijd bereikbaar te zijn en routinematige handelingen van medewerkers over te nemen, zorgen voor meer efficiëntie en meer conversie. 

Ook binnen recruitment-processen zien we veel mogelijkheden met chatbots. Kansen om meer kandidaten te bereiken, meer en betere matches te realiseren en de tijd van je HR medewerkers efficiënter te besteden. 

Toch wordt er nog weinig gebruik gemaakt van chatbots binnen HR-processen. Zonde! In dit artikel geef ik je graag meer inzicht in de waarde die een chatbot kan toevoegen aan je recruitmentproces. Benieuwd hoe je profiteert van deze nieuwe ‘virtuele collega’? 

Chatbots - welke waarde voegen ze toe voor HR-processen? 

Chatbots zijn geautomatiseerde gesprekspartners. Ze kunnen worden toegevoegd aan je website, maar bijvoorbeeld ook via whatsapp, Facebook Messenger, Slack, e-mail of telefoon (via Google Duplex) worden ingezet. Wanneer je deze bot een vraag stelt of reageert op een vraag die jou gesteld wordt, ontvang je een automatische reactie. Uit een groot aantal antwoordmogelijkheden kiest de bot steeds het best passende antwoord.

Een chatbot voor verbetering van je serviceverlening

Een chatbot kan vragen van potentiële werknemers geautomatiseerd beantwoorden, door vooraf ingegeven informatie. Door het toepassen van artificial intelligence (AI) leert een chatbot wat een specifieke vraag betekent en hoe de gebruiker aangesproken moet worden. Een slimme chatbot wordt naarmate hij gebruikt wordt, door de variatie in de vragen, steeds beter in het beantwoorden. En leert gebruikers op deze manier ook goed kennen en behoeftes herkennen. Informatie is daardoor in toenemende mate af te stemmen op de gebruiker en persoonlijk te maken. Een bezoeker ervaart een gesprek met een chatbot hierdoor als steeds ‘natuurlijker’.

 

Welke soort vragen kan een chatbot voor je HR beantwoorden?

  1. 1

    Vragen vanuit kandidaten

    Over vacatures, functies, eisen en carrièremogelijkheden bijvoorbeeld

  2. 2

    Vragen over je organisatie zelf

    Over aantal medewerkers, werktijden, locaties, en bereikbaarheid bijvoorbeeld

  3. 3

    Vragen vanuit medewerkers intern

    Over feestdagen, secundaire voorwaarden, roosters, regelingen en huisregels bijvoorbeeld

‘s Avonds zijn sollicitanten het meest actief. Dat je met een chatbot ook in de avonduren goed bereikbaar bent en kandidaten laagdrempelig vragen kunnen stellen, verhoogt het aantal sollicitaties. Zonder dat je medewerkers hier dus enige tijd aan spenderen! 

Een chatbot voor overnemen administratieve (routinematige) handelingen

Het screenen van cv’s, het inplannen van gesprekken, of het beantwoorden van terugkerende vragen. Allemaal taken waar een HR medewerker vaak veel tijd aan kwijt is. Een chatbot kan dit overnemen. 

Cv’s of profielen in een database zijn automatisch te screenen op harde eisen, zoals het aantal jaren werkervaring en diploma’s. Een chatbot kan je op basis van zo’n analyse beantwoorden hoeveel beschikbare kandidaten er in de database zitten. Als bijgehouden wordt hoeveel sollicitaties er plaatsvinden bij elk proces, is door toepassing van AI te voorspellen hoeveel reacties er verwacht kunnen worden op een specifieke vacature. En in te schatten hoeveel tijd een selectieproces in beslag neemt. 

Ook eenvoudige interne administratieve taken, zoals het aanvragen van vakantiedagen, een speciaal verlof of het opvragen van roosters zijn te regelen via een chatbot. Deze aanvragen zijn met inzet van een chatbot zelfstandig door medewerkers af te handelen.
 

Voordelen inzet chatbots voor HR

Wat levert de inzet van een chatbot jouw organisatie op? Specifiek voor HR heb ik drie belangrijke voordelen op een rijtje gezet:

Efficiëntere tijdsbesteding HR-medewerkers

Automatisch beantwoorde vragen, overgenomen administratieve taken en automatisch gegenereerde inzichten, besparen je recruiters tijd. Dat betekent dat er meer ruimte overblijft, voor bijvoorbeeld strategie of optimalisatie. Of het echte ‘mensenwerk’, werkzaamheden waarmee waarde wordt toegevoegd aan de candidate experience (zoals beschreven in eerder blogartikel). Zoals persoonlijke aandacht voor sollicitanten, een warm welkom voor nieuwe medewerkers of de persoonlijke ontwikkeling en coaching van medewerkers. 

 

De kosten voor HR gaan omlaag

Met de tijdsbesparing die het je oplevert, ben je in staat de kosten voor HR te verlagen. Zo kan mogelijk je bezetting omlaag. Of kunnen er in dezelfde tijd meer HR processen worden uitgevoerd. De werving en selectie van een nieuwe medewerker kost je als organisatie gemiddeld 3500 euro per jaar, zo blijkt uit onderzoek. Op lonen na, vormt het de grootste HR kostenpost. Automatisering en de inzet van AI kunnen worden ingezet worden voor kostenvermindering. De investering in een chatbot verdien je op deze manier snel terug. 

Positieve candidate experience

Kandidaten verkrijgen in een gesprek met een chatbot makkelijk én laagdrempelig meer informatie, over de vacature of je organisatie. Ook ‘s avonds laat, of midden in de nacht, precies wanneer het hen uitkomt. Het meteen antwoord krijgen op vragen, kan het effect hebben dat er sneller gesolliciteerd wordt. Een geavanceerde chatbot zorgt bovendien voor contact dat afgestemd is op de gebruiker, en persoonlijk aanvoelt. En een proces dat sneller verloopt dan met een gewone recruiter.

Een gespreksflow met vragen vanuit beide kanten kan namelijk al snel leiden tot een geplande afspraak met een recruiter. Hoe? De kandidaat verkrijgt wenselijke informatie over de vacature of je organisatie. En de bot verzamelt alvast gegevens voor de recruiter, zoals naam, adres, werkervaring en opleiding. Deze informatie wordt opgeslagen in een kandidaatprofiel. Op basis van algoritmes wordt er vervolgens geanalyseerd of een kandidaat matcht bij een vacature. Met dit verkregen inzicht kunnen recruiters vervolgens direct aan de slag. Zo kunnen ze direct overgaan tot het uitnodigen van kandidaten voor een gesprek, terwijl er anders eerst mailtjes en/of telefoontjes overheen waren gegaan. Bovendien zorgen avonden en weekenden op deze manier niet langer meer voor vertraging.
 

Waarom is de branche nog terughoudend? 

Tegenwoordig is de techniek voor chatbots al ver ontwikkeld, waardoor sommige bots al amper van echt menselijk contact te onderscheiden zijn. Er is al heel veel mogelijk. Maar
een chatbot die nog niet goed functioneert werkt averechts. In plaats van snelheid en gemak, zal het dan bij een kandidaat vooral frustratie en weerstand oproepen. Een goed ontwikkelingsproces en een uitgebreide testperiode zijn enorm van belang. Het voordeel van chatbots is dat er ook ‘klein’ begonnen kan worden. Om medewerkers en gebruikers eraan te laten wennen, en de bot steeds verder uit te breiden met relevante gesprekflows.

Recruiten is mensenwerk en dat blijft het ook. Chatbots gaan nooit de complete sollicitatieprocedure afhandelen. De rol van een chatbot zijn puur ondersteunend, en zo blijft dit ook. Computers kunnen iets met kennis, maar vooralsnog weinig met emotie. Een chatbot kan voldoen aan goede service en communicatie, maar in genoeg situaties blijft de menselijke touch noodzakelijk. En juist daarvoor ontstaat meer ruimte. De rol van een HR medewerker verdwijnt dus zeker niet, maar verandert wel door chatbots. Maar voor de meeste medewerkers in positieve zin: minder routine-handelingen, meer mensenwerk.
 

Waarom nu kansen grijpen met een chatbot?

  • Door de continue bereikbaarheid en laagdrempelig informatievoorziening heb je veel meer kans om potentiële kandidaten voor je te winnen.

  • Door automatisering van routinematige taken, blijft er meer tijd over bij je HR medewerkers voor het echte mensenwerk.

  • Je reduceert de kosten van werving en selectie doordat er efficiënter gewerkt kan worden en tijd wordt bespaard.

  • Met AI ben je in staat meer kansen te signaleren (met algoritmes zijn meer matches te detecteren, meer potentieel succes dus).

En daarom hebben we iets voor je!

We schreven namelijk een handige whitepaper over chatbots. Vul het formulier in en je ontvangt de whitepaper gratis en voor niks in je inbox!

Of toch nog even verder lezen over het optimaliseren van de candidate journey? Klik hier!

Bedankt!

Check je mail!

Download de gratis whitepaper!