blog

Hoe wordt jouw organisatie data driven?

Heb je na het data-artikel van mijn collega Jessie de smaak te pakken op het gebied van data en past het werken met data goed in jouw organisatie? Super! Misschien wil je zelfs nog meer waarde uit data halen? Of ben je al langer bezig met data en zoek je naar de volgende stap? Misschien ben je dan de volgende term al wel eens tegengekomen: data driven. Een logisch vervolg. Wel een die wat werk en motivatie van je vraagt. Een stap die je niet in je eentje zet, maar als organisatie.  

De eerste zet is om goed na te denken wat bij de strategie en visie van jouw organisatie past. Daarom vertel ik je eerst het verschil tussen een data driven organisatie en een data-informed organisatie. Vervolgens geef ik vijf duidelijke en overzichtelijke stappen die zorgen voor een solide basis voor de datatransformatie van jouw organisatie.   

Data driven of data-informed?

Over de hele breedte van een organisatie zoveel mogelijk beslissingen nemen puur op basis van feiten en cijfers, dat is data driven werken. Veel organisaties zijn ervan overtuigd dat je alleen op deze manier echt vooruit komt. Meer kennis en inzicht op basis van data stelt je namelijk in staat om beter solide beslissingen te nemen en neemt daarnaast meer risico weg. Daarom zien ze data driven werken als dé manier om de behoeften van klanten en de bedrijfsactiviteiten perfect op elkaar af te stemmen. Een goede data analyse kan immers leiden tot een betere dienstverlening, een betere klantbeleving en meer winstgevendheid. 

Data-informed werken wordt vaak als onderdeel van data driven werken gezien. Ook met deze aanpak worden organisaties gestuurd op cijfers. Het grote verschil is dat de   verwachtingen en doelstellingen van de organisatie leidend zijn wanneer op data-informed basis gewerkt wordt. Data is, zoals dit wel het geval is bij data driven, niet het startpunt. Data wordt juist ingezet aan de hand van de doelstellingen of KPI’s. Het menselijke aspect blijft hier dus een wezenlijk onderdeel van het proces. Kennis, ervaringen, meningen en ook onderbuikgevoel, maken deel uit van beslissingen.  

Waar eerder organisaties massaal transformeerden naar data driven, komen daar nu genoeg organisaties van terug. Data driven werken vraagt namelijk om een enorme cultuuromslag. Je organisatie en mensen moeten daar geschikt voor zijn en nog belangrijker: de motivatie hebben om de cultuur echt te veranderen. Daarvoor is een lange adem nodig. Voorbeelden van data driven organisaties zijn Bol.com, Coolblue en Google. Hoewel die verandering in cultuur ook noodzakelijk is bij een data-informed organisatie, is dat in mindere mate. De data-informed manier van besluitvorming vindt de balans tussen enerzijds data, algoritmen en feiten en anderzijds kennis, intuïtie en ervaring. Bij data-informed werken blijft het menselijke aspect belangrijk. 

In stappen naar een data driven of data-informed organisatie 

Alleen door goed en doordacht naar je eigen organisatie te kijken, te luisteren naar je medewerkers en door de mogelijkheden gedegen te onderzoeken, kom je erachter wat het beste bij jouw organisatie past. Gelukkig leiden dezelfde bouwstenen tot een sterke basis voor organisaties die meer uit data willen halen en intensiever met data willen werken. Want wat we eigenlijk allemaal willen weten is hoe je data daadwerkelijk inzet om die klantervaring te verbeteren, groei te realiseren en je dienstverlening te verbeteren. Zijn er bouwstenen die toch verschillen voor data driven en data-informed werken? Dan vertel ik je dat duidelijk.

Stap 1. Inventariseer en creëer inzicht

We verzamelen meer data dan we denken. Uit allerlei verschillende hoeken komt data organisaties binnen. Bijvoorbeeld via e-maildatabase, ERP, CMS, CRM, Social Media of Google. Niet zo gek dat we door de bomen het data-bos niet meer zien. Wanneer je begint met data, zoek je alleen de data op die je nodig hebt. Terwijl je, als je meer wil bereiken met data, juist begint met het creëren van inzicht. Breng in kaart welke data wordt verzameld en uit welke bronnen die gegevens worden opgehaald. Op data driven gebied gaan we anders om met het data-overzicht dan op data-informed gebied.  

Data driven
Gebruik het overzicht om inzichtelijk te maken welke data al wel en welke nog niet beschikbaar is en uit welke bronnen je de missende data kan ophalen. Denk uit hoe de gegevens samengevoegd en geïnterpreteerd moeten worden voor bruikbare analyses. Dit voorkomt dat je meteen gaat zoeken naar externe bronnen of tools, terwijl in de meeste gevallen de data en de mogelijkheden om te analyseren al lang en breed in huis aanwezig zijn. 

Data-informed
Ook bij data-informed is het overzicht dat gaat maken handig. Alleen definieer je eerst wat werken met data uiteindelijk moet opleveren voor jouw organisatie. Vervolgens bepaal je met behulp van het overzicht welke data nodig is om die beslissingen te bereiken en analyseren. Je hebt direct inzichtelijk of alle benodigde gegevens al verzameld worden of wat nog ontbreekt. Zo ga je geen overbodige systemen en tools gebruiken die niet passen bij je proces.

Stap 2. Datakwaliteit = belangrijk

Data is pas écht waardevol wanneer de gegevens volledig, nauwkeurig en consistent zijn. Data die nét niet helemaal klopt, kan leiden tot minder goede beslissingen. Daarom is het van belang om goede afspraken te maken over het invoeren, opschonen en onderhouden van data. Stel bijvoorbeeld een klein team samen dat verantwoordelijk is voor het bewaken van de datakwaliteit. Door alles op dezelfde manier in verschillende systemen te registreren, hoeven jouw medewerkers minder tijd te besteden aan het vertalen van data uit verschillende systemen. Veel efficiënter. Daarnaast maakt het de analyse minder foutgevoelig dan wanneer de data handmatig verzameld wordt. En een goede datakwaliteit betekent waardevolle inzichten. Op deze manier laat je technologie voor je werken. 

Stap 3. Stel het datakapitaal veilig

Het datakapitaal is van onschatbare waarde voor organisaties waar de business draait op data. Reden genoeg om goed na te denken over hoe je alle gegevens goed beveiligt. Natuurlijk betekent dit allereerst dat technisch alles op orde is. Plan regelmatige back-ups, zorg voor een sterke firewall en encrypt je data. Zo wordt ook de privacy gewaarborgd wanneer persoonsgegevens van klanten, prospects en andere betrokkenen tot je data behoren.  

Een belangrijk tweede punt is het gedrag van medewerkers. Fouten of datalekken zijn vaak het gevolg van menselijk handelen. Inventariseer welke medewerker toegang heeft tot welke informatie en of ze die toegang daadwerkelijk nodig hebben. Breng daarnaast het belang van dataveiligheid onder de aandacht bij medewerkers door middel van korte trainingen, het inrichten van processen en duidelijke documentatie. 

Stap 4. Datakennis

Wil je serieuze stappen zetten met data, maar twijfel je of jouw organisatie de juiste kennis in huis heeft? Dan is het slim om op zoek te gaan naar een externe partij die ondersteuning biedt in jouw dataproces. Onderzoek en bepaal samen de datastrategie en laat je adviseren over het verder inhuren van bijvoorbeeld data experts. Maar vergeet niet om ook je medewerkers hierbij te betrekken. Het kan zomaar zijn dat huidige medewerkers interesse hebben om hun kennis op het gebied van data te ontwikkelen. En niets mooier dan dat jij ze die kans kan geven. 

Stap 5. Organisatiecultuur is key

Inmiddels is het wel duidelijk dat een succesvolle transformatie naar data driven of data-informed meer vergt dan alle beschikbare data tot in de kleinste detail te analyseren. Dat levert je hoogstens een aantal interessante inzichten op, maar op de lange termijn is een kleine cultuurverandering noodzakelijk om data echt op te nemen in het DNA van je organisatie.

Want hoe goed en slim de plannen en ideeën ook zijn, hoeveel je ook investeert, als draagvlak binnen de organisatie ontbreekt, zijn je dataplannen gedoemd om te mislukken. Het is dus belangrijk je medewerkers vanaf dag één mee te nemen in de transitie naar een data driven of data-informed organisatie. Dat begint bij het management. Laat zien dat je achter de keuze staat en erin gelooft. Blijf vorderingen en voordelen van data structureel communiceren. Zo groeit data verder dan alleen het datateam. Stimuleer medewerkers om met data te willen werken, daag ze uit om kritische vragen te stellen en zelf ideeën aan te dragen. Geef ze de handvatten en ruimte om dat te doen. Door medewerkers actief te betrekken in het proces wordt iedereen er onderdeel van en zien ze de voordelen in. Je zult zien dat data op die manier telkens een beetje meer omarmd wordt en uiteindelijk écht onderdeel van het DNA van je organisatie wordt.