Blog

Optimaliseer je candidate journey voor succesvolle sollicitatie-processen

Roparun training Handpicked agencies

Benader sollicitanten persoonlijk en op het juiste moment met een aantrekkelijk aanbod en de kans dat je ze aan je organisatie bindt neemt enorm toe. Het is alleen nog niet zo eenvoudig. De juiste mensen bereiken én verleiden, is een kunst. Zeker als het aantal goede kandidaten schaars is, of de concurrentie moordend. 

Desondanks zijn er manieren om sollicitatie-processen te verbeteren en je aantrekkingskracht als werkgever te vergroten. Onder andere door de sollicitatiereis van een potentiële medewerker, of anders gezegd de ‘candidate journey’ te optimaliseren. Benieuwd hoe je ervoor zorgt dat meer kandidaten solliciteren? En minder mensen onderweg afhaken? Ik beschrijf hieronder de verschillende fases van de candidate journey en geef per fase handige tips voor een optimale ‘candidate experience’. Lees mee hoe je met een goede vacaturesite en je online presentatie het verschil maakt.
 

Een candidate-journey vol waardevolle contactmomenten 

Een potentiële werknemer een aangename sollicitantenreis bieden, daar gaat het dus om. Maar hoe doe je dat? Hoe kun je de online sollicitatieprocedure vergemakkelijken? En leuker maken? Wat willen potentiële kandidaten precies zien of weten tijdens die reis? En hoe bied je net een beetje extra? Laten we er even induiken. 

Werkzoekenden heb je in allerlei soorten: actieven, passieven, en ook de latent werkzoekenden is een groep die je als werkgever wil bereiken. Er zijn voor alle verschillende groepen belangrijke contactmomenten, of vaak genoemd: ‘touch-points’. Momenten waarop sollicitanten in aanraking komen met jouw merk. Op die momenten is het van belang jezelf als werkgever te verkopen. Dit heet: employer branding. Voor een effectieve aanpak, is het goed om elke stap van de candidate journey, de sollicitant te helpen met de juiste informatie of acties om een blijvend goede indruk achter te laten. 
 

Fase 1: Bewustwording

De eerste fase is de awareness fase, oftewel de bewustwording van de werkzoekenden. Het gaat erom dat potentiële werknemers kennismaken met je organisatie als aantrekkelijke werkgever of bij jou die relevante vacature vinden. Want als ze hierin een match zien, ontstaat er direct ook interesse in jou als werkgever. Maar kandidaten in deze fase weten nog weinig van je en wil je daarom algemene kennis bieden over je organisatie. Maar hoe komen ze bij jou terecht?

Mensen die actief op zoek zijn naar een baan bezoeken een uitzendbureau of een job-event. Maar heel vaak begint een zoektocht naar een baan bij de verschillende vacaturebanken zoals Jobbird, Indeed, Nationalevacaturebank of het door E-sites ontwikkelde www.debanensite.nl dat eveneens tot een van de 25 grootste vacaturesites van Nederland behoort. En simpelweg ook op jawel: Google.nl. Het zal ook niet meer lang duren voor Google Jobs in Nederland uitgerold wordt, waardoor indexeerbare en voor SEO geoptimaliseerde vacatureteksten voor werkzoekenden zichtbaar worden in de zoekresultaten. Het is van belang dus dat je jouw werken-bij pagina en specifieke vacaturepagina’s optimaliseert voor zoekmachines, zodat werkzoekenden jou vinden. 

Mensen die zelf niet op zoek zijn, maar best benaderd willen worden of openstaan voor een leuk aanbod, zijn dus niet actief bezig met een nieuwe baan, maar onbewust. En kunnen via onbewuste contactmomenten in aanraking komen met jouw organisatie. Bijvoorbeeld door een social media campagne, via via (mond- op mond dus), of door SEO of offline advertisement.  

Waar het om gaat: gezien worden. Vindbaar en zichtbaar zijn. 
 

Take-aways
  • Optimaliseer je werken-bij pagina en vacatures voor SEO (zoekmachine optimalisatie) zodat je gevonden wordt.
  • Zet SEA of een banner campagne in voor online zichtbaarheid (ook die latent werkzoekenden bereik je hiermee!).
  • Denk eens aan een aantrekkelijke social campagne, zoals een lead-ad campagne voor meer bereik.
  • Of zet een speciale actie uit (kan ook offline) om meer traffic naar je vacaturepagina te realiseren.
     

Fase 2: Overtuiging 

Je bent in beeld. Of een potentiële werknemer nou op je vacaturepagina terecht gekomen is, doorgeklikt heeft op een social campagne of via via van jouw vacature gehoord heeft; de aandacht is getrokken. En dan komt de volgende belangrijke taak: de kandidaat overtuigen. Een kandidaat interesseren voor een functie is een van de meest cruciale contactmomenten. 

Hierbij is het vooral van belang om antwoord te geven op vragen als: wat zijn de werkzaamheden, functie-eisen, arbeidsvoorwaarden en doorgroeimogelijkheden? Hoe meer een kandidaat zich herkent, hoe eerder hij actie onderneemt. Klinkt logisch, niet waar? Toch blijkt deze belangrijke informatie in de praktijk lang niet altijd geboden te worden. Informeren over salaris(indicatie), teamsamenstelling en de voordelen van werken bij jouw organisatie? Doen! Daar zitten sollicitanten zeker wel op te wachten.
 

Zorg voor laagdrempelig contact

Maak de drempel tot het leggen van contact met jouw organisatie zo laag mogelijk. Want is er belangstelling, dan ontstaat er neiging tot actie. Is contact leggen moeilijk, dan verlies je kandidaten. 
 
Welke mogelijkheden bied jij, op je werken-bij pagina of specifieke vacaturepagina’s? Staan hier duidelijke contactgegevens vermeld, zoals een telefoonnummer of e-mailadres? Of ga je zelfs nog een stapje verder, en kunnen kandidaten direct whatsappen, chatten of je benaderen via social media? Bedenk goed wat aansluit bij je doelgroep, of beter: onderzoek dit. 

Onder elke vacature van CZ, op het plaform werkenbij.cz.nl dat E-sites voor deze zorgverzekeraar ontwikkelde, staan de directe contactgegevens van een medewerker die je als sollicitant kunt bereiken met je vragen. Een e-mailadres, maar ook een 06-nummer waarbij contact leggen via What’sapp wordt aangemoedigd. Steeds meer sollicitanten maken hier gebruik van.

 

Take-aways:
  • Zorg op je website (lees: homepage) al voor een duidelijke link naar je vacatures.
  • Video’s die een goed beeld scheppen over werken bij jouw organisatie of over een specifieke functie, worden gewaardeerd. Verhalen van werknemers spreken aan en overtuigen.
  • Maak de pagina aantrekkelijk met echte foto’s (echte medewerkers en de echte werkomgeving: wees authentiek).
  • Zorg voor overzicht en structuur bij de weergave van je vacature-aanbod, met bondige maar relevantie info. En gebruik duidelijke vacature-titels (voor veelvoorkomend scan-gedrag).
  • Zijn er meer vacatures dan er passen op de pagina? Dan is het effectief om een filter aan te bieden. Deze moet goed en intuïtief werken (denk aan UX).
  • Als kandidaten via andere kanalen rechtstreeks op je vacaturepagina landen, missen ze mogelijk een hoop relevante informatie ‘over de organisatie’ die bijvoorbeeld op de overzichtspagina van je werkenbij-pagina staat. Zorg dus voor triggers en linkjes zodat kandidaten doorklikken. 
  • Werkzoekenden vinden het een handige dienst om op te hoogte te blijven van
  • relevante (nieuwe) vacatures. Voeg daarom een job-alert toe als functionaliteit. 
  • Naast zoveel mogelijk specifieke informatie over de functie-inhoud, vinden sollicitanten ook prettig om terug te lezen: hoe lang de vacature al openstaat, hoeveel andere sollicitanten er zijn, hoe lang de procedure duurt en per wanneer de functie ingaat.

Fase 3: Solliciteren

Als je potentiële werknemers overtuigd hebt, is dit top! Het is tenslotte al een hele overwinning: mensen die interesse hebben om bij jouw organisatie een rol te vervullen. Toch moet je nog niet te vroeg juichen, je bent nog prima in staat je eigen feestje te verpesten als je niet goed voor de sollicitant zorgt in de fase van de sollicitatie. De beleving van een sollicitant is heel belangrijk. 

Evenals: gemak en snelheid. Maar ook communicatie, persoonlijk contact en helderheid spelen een rol. Geef kandidaten inzicht in het gehele sollicitatieproces. Benoem bijvoorbeeld het aantal gesprekken of op welke momenten er terugkoppeling wordt gegeven. Maakt een competentietest onderdeel uit van de procedure? Meld het. Kandidaten zijn graag volledig op de hoogte. 

Geen nummertje

Mensen willen als mensen benaderd worden, niet als ‘nummertjes’. Zorg dus dat je echt contact hebt. En vind een manier om verwachtingen te overtreffen. Dan scoor je punten, als het gaat om beleving. Leuke voorbeelden zijn: een virtuele rondleiding door het bedrijfspand, een verwelkoming op LinkedIn, een persoonlijk onthaal bij de receptie, een parkeerplek die gereserveerd is voor de sollicitant of een uitnodiging voor een aankomend bedrijfsevent. Het zijn de persoonlijke dingen, die onthouden worden. Zelfs al eindigt de sollicitatie in een afwijzing, als het proces aangenaam was, speelt dit een rol in de positieve beleving. En dat is hoe dan ook belangrijk voor je employer brand.

Take-aways:
  • Maak solliciteren zo makkelijk mogelijk, met een laagdrempelig sollicitatieformulier 
  • Onderzoek of je het gemak van de sollicitant vergroot door ‘solliciteren via een app’ mogelijk te maken. 
  • Creëer een laagdrempelig sollicitatieformulier op de vacaturepagina.
  • Zorg dat kandidaten de mogelijkheid hebben zichzelf goed te laten zien. Bijvoorbeeld door eenvoudig meerdere (soorten) bestanden te kunnen bijvoegen. Mogelijk wil de kandidaat naast een cv ook een videobestand of portfolio meesturen.
  • Solliciteren via LinkedIn of een profiel van LinkedIn bijvoegen als cv is eveneens een manier om de laagdrempeligheid te vergroten (zeker bij latent werkzoekenden die geïnteresseerd zijn geraakt door je leuke campagne).
  • Krijg je veel sollicitaties binnen? Overweeg of algoritmes je selectieproces kunnen ondersteunen. Een filtering op harde vereisten voor een eerste selectie, kan (bij veel reacties) interessant zijn. Maar laat beslissingen nooit overnemen door techniek. Na de eerste selectie, blijft recruiten toch echt mensenwerk.

Fase 4: Het sollicitatiegesprek

Een eerste gesprek met een kandidaat op kantoor is enorm belangrijk. De persoon die tegenover de kandidaat zit, wordt logischerwijs direct gelinkt aan de organisatie. Een professioneel en prettig gevoel is dus wenselijk, of zelfs noodzakelijk, om afhakers te voorkomen.

Take-aways:
  • Zorg voor goed persoonlijk contact met de kandidaat en een fijne, menselijke, persoonlijke behandeling tijdens de aanbiedingsfase.
  • Waarborg de juiste snelheid in contactmomenten (een direct aanbod kan vraagtekens oproepen, maar een sollicitant wil ook zeker niet te lang wachten). 
  • Bied een reële deadline voor acceptatie van het aanbod (geef wat bedenktijd).
     

Fase 5: Aanname of wijzing

Of de sollicitant nou wordt aangenomen of afgewezen, er hoort altijd een goede follow-up bij. Een afwijzing persoonlijk toelichten, is wel zo menselijk. En dus een duidelijke must. Maar ook bij aanname hoort goede nazorg. Informeer je nieuwe medewerkers zorgvuldig over de vervolgstappen.

Wat ook meerwaarde heeft, is onderzoeken hoe kandidaten het sollicitatieproces ervaren hebben. Dus afgewezen of aangenomen, vraag altijd om feedback! Bijvoorbeeld met een enquête, of telefonisch. Achterhaal de positieve punten, van mensen die zijn gestart bij je organisatie. Maar ook de negatieve punten; waarom haakten mensen af? Die motieven zijn van belang om je employer brand te verbeteren. Zorg wel dat antwoorden ergens objectief opgeslagen worden, zodat er werkelijk van te leren valt. 
 

Take-aways:
  • Vraag na afwijzing of de kandidaat belangstelling heeft om opgenomen te worden in de talentenpool of inschrijving voor een job-alert. Zodat er mogelijkheid is tot contact, wanneer een passende vacature voorbij komt.
  • Als het papierwerk voldaan is, zorg dan voor een passend inwerkprogramma (eventueel aangepast aan specifieke kenmerken/wensen van de kandidaat of functie). Op het gebied van kennis opdoen, coaching of kennismaking met collega’s bijvoorbeeld.
  • Achterhaal zowel positieve en negatieve punten van je sollicitatieproces en houd statistieken bij van het uitvalpercentage. 
  • Laat kandidaten altijd (aangenomen én afgewezen) feedback geven over hun candidate experience en sla de antwoorden op om ervan te kunnen leren. 
     

Fase 6: Onboarding

Je kandidaat heeft ja gezegd, te gek! Kandidaat blij, jij blij, het team blij. Hou dit zo. Want een negatieve ervaring in deze laatste fase kan alsnog zorgen voor twijfel en teleurstelling. Oftewel: een valse start. 
Die start moet juist spetteren. Want iemand die zich welkom en thuis voelt in je organisatie, daar heb je het snelst profijt van. Voor een warm welkom kun je denken aan een bloemetje, of zoals we bij E-sites ook doen: een onboarding-pakket. Maar ook online kan iemand welkom geheten worden of geholpen worden zijn weg te vinden in de organisatie. Bijvoorbeeld met mailtjes vanuit verschillende afdelingen, met relevante informatie. Een serie kennismakingsafspraken die alvast gepland staan in de agenda. Of een introductiedag. 

Take-aways
  • Zorg voor een warm welkom, stem dit af binnen de organisatie. 
  • Zorg ervoor dat iemand direct kan starten met inlezen/oriënteren op de nieuwe gebruiken van je organisatie (e-mailadres, computer klaar, toegang intranet, accounts in orde, voldoende informatie).
     

Start met optimaliseren van je candidate experience! 

Hoe staat jouw organisatie ervoor wat betreft de sollicitatieprocessen? Is jouw organisatie als employer brand goed zichtbaar en vindbaar online? En speel je op de juiste manier in op de belangrijke contactmomenten? 

Als je denkt dat hier nog best heel wat in te verbeteren valt, is het beste startpunt: een analyse. Maak de contactmomenten met potentiële werknemers inzichtelijk en start met meten en analyseren, om de ververbeteringsmogelijkheden in kaart te brengen. 

  1. Zijn alle fases goed ingericht?
  2. Bied je bij elke fase de juiste follow-up?
  3. Is je benadering persoonlijk? 
  4. Worden er contactmomenten ondergewaardeerd (hier liggen de kansen!)? 

Het optimaliseren van de candidate journey is niet zomaar gedaan. In elke fase kun je kandidaten verliezen. En dus moet je weten hoe je dit voorkomt. Gemak, heldere communicatie, persoonlijke aandacht en een prettige beleving moeten centraal staan. 
Het vraagt tijd en zorgvuldigheid. Maar het effect ervan is groot. Een betere journey zorgt voor meer kandidaten, betere kandidaten en een gewaardeerde employer brand.