Blog

Slim software nabouwen - doen?

In veel organisaties wordt het herkend: dagelijks werken met een softwarepakket dat inmiddels flink verouderd is. Het is jaren geleden gebouwd en zo ingericht dat het exact aansluit op je organisatie en de werkprocessen. Iedereen werkt ermee en eigenlijk kan je organisatie niet zonder. Maar… de werkwijze in het pakket is allesbehalve intuïtief en ook het design is niet meer van deze tijd. Gelukkig weten medewerkers die er al lang mee werken precies waar ze moeten klikken, maar nieuwe medewerkers hebben een lange inwerkperiode nodig. 

Herken jij dit ook? Dan weet je eigenlijk wel dat het tijd is voor een nieuwe versie. Maar hoe pak je zoiets goed aan? En hoe zorg je ervoor dat je organisatie niet dagen plat ligt tijdens de overgang naar een nieuw systeem? De juiste aanpak is essentieel. In dit artikel vertel ik je graag over de belangrijkste stappen en overwegingen naar nieuwe bedrijfssoftware. 

Bedrijfssoftware op maat

Denk je aan software op maat laten maken? Maak dan eerst alle eisen en wensen inzichtelijk. Wanneer het licht op groen staat om verouderde software te gaan vervangen, is dit meteen een goed moment om stil te staan bij je huidige werkproces. Is dit proces optimaal ingericht, of zijn er elementen die efficiënter kunnen? Maak ook een lijstje met taken of procesonderdelen waarin je software nu voorziet. In zo’n lijstje staat bijvoorbeeld: inplannen van personeel, inzien van beschikbaarheid van personeel, invoeren van klantorders en plannen van veiligheidstrainingen. Alle functionaliteit waar het systeem nu voor gebruikt wordt, zet je in dit lijstje. Tot slot vul je het lijstje aan met taken of onderdelen die je graag wil toevoegen aan een nieuw systeem. Deze nieuwe functionaliteiten zijn meteen te prioriteren, door erbij aan te geven of het een must-have, nice-to-have of wish-to-have is. 

Tip: Het aan te raden om het in kaart brengen van de eisen en wensen in eerste instantie redelijk snel te doen. Zodat je op korte termijn weet of het slim is om je op bestaande software te richten, of dat maatwerk software ontwikkeling nodig is. In het traject wat daarop volgt scherp je de eisen en wensen vanuit je organisatie, eventueel met hulp van een consultant, verder aan.

Software op maat ontwikkelen of een bestaand pakket kiezen? 

Wanneer je eisen en wensen inzichtelijk hebt gemaakt, is het tijd voor marktonderzoek. Zijn er bestaande pakketten in de markt die ongeveer of in grote lijnen voldoen aan de eisen en wensen? Er zijn ongetwijfeld in het bestaan van jouw huidige software veel nieuwe ‘standaard’ pakketten op de markt gekomen. Het voordeel van een standaard pakket is dat het goedkoper is dan zelf maatwerk software laten maken. Bovendien wordt het, als het goed is, regelmatig onderhouden en voorzien van nieuwe features. Een nadeel is uiteraard dat het niet exact aansluit op jullie bedrijfsprocessen en dat je hier en daar mogelijk concessies moet doen. Het is dus slim om dit op een rijtje te zetten. En bij de keuze voor een bestaand pakket een juiste pakketselectie te maken. Hierbij kijk je dieper naar de mogelijkheden en functionaliteiten van de verschillende pakketten, zodat je uiteindelijk weloverwogen je keuze maakt voor het best passende softwarepakket. 
 

Maatwerk software laten maken

Wanneer er geen pakket in de markt beschikbaar is dat aan jullie eisen en wensen voldoet, wordt het een logische stap om je huidige software slim te laten nabouwen. Maar eigenlijk betekent dat: nieuwe maatwerk software te laten maken. Want je oude software exact laten nabouwen is natuurlijk erg zonde van het geld. Er zijn ongetwijfeld features in je software die nu niet of nauwelijks gebruikt worden. En vast ook nieuwe inzichten, processen en ideeën die van invloed zijn op de ideale werking van je software. Ook zijn de gebruikers veranderd. Mogelijk zijn er nieuwe (jongere) gebruikers bijgekomen, of kunnen we eigenlijk stellen dat alle gebruikers sinds de implementatie van jullie oude software, meer ervaren geworden zijn in het gebruik van allerlei verschillende systemen en interfaces. Denk bijvoorbeeld aan het zogenaamde ‘hamburgermenu’. Dit zag je 10 jaar geleden nergens en nu zie je deze streepjes in heel veel sites en applicaties terugkomen. Hoewel erover te discussiëren valt of het gebruiksvriendelijk is of niet, weet iedereen wel wat je ermee moet doen. 

Custom software development company

Bij het ontwikkelen van een nieuwe bedrijfssoftware op maat komt behoorlijk wat kijken. In het voortraject, maar zeker ook bij de daadwerkelijke ontwikkeling en bij de implementatie ervan. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat de nieuwe software naadloos aansluit op de oude en dat er dus geen kostbare van je medewerkers verloren gaat? En hoe zet je alle data over, probleemloos en op een veilige manier? 

E-sites helpt als custom software development company graag bij dit soort trajecten. Of bij het opstellen, valideren en prioriteren van wensen en vereisten. Heb je vragen over verschillende softwarepakketten en mogelijkheden? Of behoefte aan een gericht advies? Neem gerust contact met me op!